Datová schránka v roce 2024: Koho se povinnost nově týká?

Právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku

Máte datovku? Pokud jste firma zapsaná v obchodním rejstříku, není to otázka volby. Ze zákona musíte mít datovou schránku pro komunikaci se státní správou. Není to žádná velká věda - stát vám ji zřídí automaticky hned po zápisu do rejstříku.

Přístupové údaje dostanete poštou do vlastních rukou, většinou do tří dnů. Pozor ale na jeden důležitý moment - schránka se sama aktivuje buď při prvním přihlášení, nebo nejpozději 15 dní po doručení údajů. Od té chvíle musíte s úřady komunikovat právě přes ni.

Týká se to všech es er óček, áček, družstev i dalších firem v rejstříku. A není radno to podceňovat - ignorování datovky může pořádně zavařit. Představte si, že vám tam přijde důležitá výzva z finančáku a vy ji přehlédnete. Po deseti dnech se bere jako doručená, ať už jste se přihlásili nebo ne.

Je to jako s poštovní schránkou - musíte ji kontrolovat pravidelně. Jinak se může stát, že prošvihnete třeba důležitou lhůtu pro podání daňového přiznání nebo odpověď správě sociálního zabezpečení. Navíc můžete datovku využít i pro komunikaci s jinými firmami - ušetří vám to spoustu papírování.

Myslete taky na to, kdo všechno bude mít ke schránce přístup. Můžete pověřit třeba účetní nebo asistentku. Ale pozor na bezpečnost - přístupové údaje jsou jako klíče od trezoru, tak s nimi tak zacházejte.

A ještě jedna praktická rada - dokumenty se v datovce automaticky mažou po 90 dnech. Proto si je včas stáhněte a bezpečně uložte. Existují na to šikovné programy, které to udělají za vás automaticky.

Orgány veřejné moci a státní instituce

Víte, jak se změnil svět úřadování? Datové schránky se staly srdcem moderní komunikace mezi úřady a občany. Každý úřad, od té nejmenší obce až po ministerstva, je musí mít - je to prostě zákon.

Představte si to jako takovou elektronickou poštu na steroidech. Úřady si mezi sebou posílají dokumenty rychlostí blesku, žádné čekání ve frontách nebo hledání ztracených dopisů. Když vám přijde něco do datovky, je to stejně závazné, jako kdybyste dostali doporučený dopis.

Bezpečnost je na prvním místě. Přístupové údaje dostane do ruky jen ten, kdo má oprávnění - většinou vedoucí úřadu nebo pověřený pracovník. A pozor, není radno datovku zanedbávat! I když se do ní nepodíváte, po deseti dnech se dokument bere jako doručený. To může pěkně zavařit, když jde třeba o důležité rozhodnutí nebo termín.

Co se týče technické stránky, každý úřad musí mít své IT zázemí v cajku. Není to jen o tom mít počítač a internet - zaměstnanci musí vědět, jak s datovkou zacházet, znát pravidla pro ochranu osobních údajů a umět řešit běžné problémy.

Když se něco zadrhne, není třeba panikařit. Existuje helpdesk, který pomůže vyřešit technické potíže. Důležité je také pravidelně kontrolovat, jestli jsou všechny kontakty aktuální a systém šlape jak má.

Správa datové schránky není žádná legrace - je to stejně důležité jako třeba vedení účetnictví nebo správa majetku. Kdo to podcení, může si pěkně zavařit. Proto každý úřad musí této oblasti věnovat maximální pozornost.

Datová schránka je jako klíč k digitální budoucnosti, kdo ji nemá, zůstává pozadu. Právnické osoby, orgány veřejné moci a další subjekty mají povinnost ji vlastnit, neboť je to jejich brána k efektivní komunikaci se státem

Radmila Pešková

Advokáti a daňoví poradci

Od nového roku nastává důležitá změna v komunikaci s úřady. Každý advokát a daňový poradce musí povinně používat datovou schránku. Není to jen další byrokratické nařízení - jde o zásadní krok k efektivnější a bezpečnější komunikaci.

Představte si, že vám už nikdy neuteče důležitá zásilka. Ministerstvo vnitra to zařídí za vás - automaticky vytvoří schránku a pošle vám přístupové údaje domů. Pozor ale na jeden háček - schránka se sama aktivuje po 15 dnech od doručení údajů. To může někoho nemile překvapit.

Máte už osobní datovku? Super, ale to nestačí. Pro profesní komunikaci potřebujete další, samostatnou schránku. Je to jako mít dva různé mobily - jeden na práci, druhý na soukromé věci. Takhle budete mít perfektní přehled a nic se vám nepomíchá.

Co přijde do datovky, to platí stejně, jako kdybyste to dostali do vlastních rukou. Nedá se vymluvit na to jsem neviděl. Po deseti dnech se zpráva bere jako doručená, i kdybyste se do schránky nepodívali. Proto je fajn nastavit si upozornění na mobil nebo mail - ať víte o každé nové zprávě.

Každý váš krok v datovce se zaznamenává. Je to jako kamerový systém v bance - vždycky se ví, kdo tam byl a co dělal. Můžete ale pověřit i kolegy nebo asistentky, ať vám s tím pomůžou. Jen jim dejte vlastní přístup, ať se nemusíte dělit o heslo.

Komory myslí na své členy a připravují praktická školení. Není ostuda přijít a naučit se s datovkou pracovat - naopak, je to známka profesionality. Systém toho umí hodně, třeba i bezpečně archivovat dokumenty na dlouhé roky.

A kdyby něco nefungovalo? Žádný stres - na help desku České pošty se můžete obrátit kdykoliv. Jsou tam profíci, kteří vám pomůžou vyřešit každý technický problém.

Insolvenční správci a likvidátoři

Datová schránka - nezbytný nástroj pro každého insolvenčního správce a likvidátora. Bez ní se v dnešní době prostě neobejdete. Však si to představte - komunikace se soudy, úřady i institucemi, všechno běží přes tuhle virtuální schránku.

Když se stanete insolvenčním správcem, nemusíte se o nic starat. Do tří pracovních dnů máte schránku automaticky zřízenou. Šikovné, že? A věřte mi, bez téhle elektronické pomocnice byste si ani neškrtli - ať už řešíte komunikaci s věřiteli nebo posíláte dokumenty na soud.

To samé platí i pro likvidátory. Datovka musí fungovat po celou dobu, co vykonáváte svoji funkci. Každý den můžete očekávat zprávy z finančáku, obchoďáku nebo jiných úřadů. Je to vlastně taková vaše elektronická kancelář.

Zajímavé je, že dostanete schránku jako podnikající fyzická osoba, i když třeba fungujete pod véóeskou. Přístupové údaje vám přistanou do schránky - té klasické, poštovní. A pak už jen zbývá se do 15 dnů poprvé přihlásit.

Kontrolovat obsah schránky? To je naprostá nutnost!. Víte, jak to chodí - dokument se bere za doručený buď když se přihlásíte, nebo po deseti dnech, i kdybyste se nepřihlásili. A to by se vám mohlo pěkně vymstít.

Nemůžete být věčně online? Žádný problém. Můžete pověřit kolegy nebo asistenty, ať vám s datovkou pomůžou. Stačí zajít na Czech POINT nebo to vyřešit přímo v systému datových schránek. Každému můžete nastavit přesně taková práva, jaká potřebujete.

Statutární zástupci právnických osob

Datovka už není jen pro vyvolené - teď ji potřebuje každá firma. Od začátku roku 2023 musí mít datovou schránku všechny firmy a živnostníci zapsaní v registru osob. Je to jako mít elektronickou poštovní schránku, kterou vám stát zřídí automaticky, ať chcete nebo ne.

Vedete firmu a máte více jednatelů? Pak vězte, že každý z nich dostane vlastní přístupové údaje. Je to podobné jako když máte více klíčů od jednoho bytu - každý může dovnitř, každý má stejná práva.

Pozor na jednu důležitou věc! Když vám přijde zpráva do datovky, považuje se za doručenou buď ve chvíli, kdy se do schránky přihlásíte, nebo po 10 dnech, i kdybyste se nepřihlásili vůbec. Je to stejné, jako když pošťák hodí dopis do schránky - nemůžete pak tvrdit, že jste ho nedostali.

Máte větší firmu? Nemusíte všechno řešit sami - můžete pověřit kolegy, aby vám s datovkou pomáhali. Je to jako když máte asistentku, která vám třídí poštu. Někomu dáte právo jen číst, jiný může i odpovídat - záleží na vás.

Myslete na to, že zprávy v datovce nemáte navěky - po 90 dnech zmizí. Proto si důležité dokumenty včas stáhněte nebo archivujte. A když končíte ve funkci jednatele? Nezapomeňte svému nástupci předat všechny potřebné informace o datovce - hesla, nastavení, kontakty na pověřené osoby. Je to vaše odpovědnost.

Datovka vám může ušetřit spoustu času a běhání po úřadech. Stačí ji jen pravidelně kontrolovat a mít přehled o tom, kdo k ní má přístup. A hlavně - neberte ji jako nutné zlo, ale jako užitečného pomocníka pro vaše podnikání.

Podnikající fyzické osoby od roku 2023

Od začátku loňského roku nás všechny podnikatele čekala pořádná změna - povinné datové schránky. Ať už jste živnostník, doktor, právník nebo třeba účetní, tahle novinka se vás týká. A není to jen tak ledajaká formalita.

Nemusíte nikam běhat a nic vyřizovat - schránku dostanete automaticky, aniž byste o ni museli žádat. Stát vám pošle přihlašovací údaje přímo domů. A co je nejdůležitější? Od té chvíle s vámi budou úřady komunikovat už jen přes datovku. Žádné papírování, žádné obálky s pruhem.

Představte si to jako takovou elektronickou poštovní schránku pro důležité věci. Jenže pozor - když vám tam přijde zpráva, považuje se za doručenou buď ve chvíli, kdy se přihlásíte, nebo po deseti dnech, i kdybyste se nepřihlásili. Proto je nutné datovku kontrolovat pravidelně, jinak se může stát, že vám uteče něco důležitého.

Na druhou stranu, má to i svoje výhody. Nemusíte stát fronty na poště a můžete vyřizovat úřední věci třeba z dovolené - stačí mít počítač nebo mobil s internetem. A je to bezpečnější než běžný email.

Jenže když budete datovku ignorovat, může vás to pěkně mrzet. Výmluvy typu já jsem to nevěděl prostě neberou. Můžete přijít o důležité termíny, propásnout výzvy k platbě nebo dokonce zmeškat soudní jednání.

A víte co? Datovku můžete využít i pro komunikaci s jinými firmami nebo podnikateli. Dneska už existuje spousta šikovných aplikací, které vám s tím pomůžou - třeba vás upozorní na novou zprávu nebo automaticky ukládají dokumenty. Je to prostě nová doba a musíme se přizpůsobit.

Společenství vlastníků jednotek a bytová družstva

Od nového roku přichází zásadní změna pro všechny bytové domy - povinné datové schránky pro SVJ a bytová družstva. Jestli patříte mezi členy výboru nebo představenstva, tohle se vás týká.

Stát to za vás zařídí sám, nemusíte nikam chodit ani nic vyplňovat. Přístupové údaje přijdou poštou přímo předsedovi nebo členům představenstva. Jednoduché, že?

Jenže pozor - tahle novinka s sebou nese i určitou zodpovědnost. Představte si, že vám do schránky přijde důležitý dopis od soudu nebo finančního úřadu. Po deseti dnech se bere jako doručený, i když si ho nepřečtete. To může pěkně zavařit, zvlášť když jde třeba o nějakou pokutu nebo důležitou lhůtu.

Co s tím? Nejlepší je určit si v domě víc lidí, kteří budou mít ke schránce přístup. Když onemocní předseda nebo si vzpomene na dovolenou v Chorvatsku, pořád tu bude někdo, kdo může schránku kontrolovat. Navíc si můžete nastavit, aby vám chodily zprávy o nových dokumentech rovnou na mobil nebo mail.

Není to jen další byrokracie - datovka vám může i pomoct. Žádné běhání na poštu, žádné fronty na úřadech. Všechno vyřídíte z počítače, ať už jde o daňové přiznání nebo komunikaci se stavebním úřadem. A co je nejlepší? Ušetříte za doporučené dopisy.

Myslete taky na to, že zprávy se ve schránce automaticky mažou po třech měsících. Důležité dokumenty si radši stáhněte a někam bezpečně uložte. A heslo? To by mělo být jako kvalitní zámek u vchodových dveří - silné a pravidelně měněné.

Digitální komunikace je zkrátka budoucnost a týká se i našich bytových domů. Když si to dobře nastavíte, může vám datovka ušetřit spoustu času i starostí.

Účetní a živnostníci s obratem nad limit

Od 1. ledna 2024 se významně rozšiřuje okruh subjektů, které musí povinně využívat datovou schránku. Mezi tyto subjekty nově patří všichni živnostníci a účetní s ročním obratem převyšujícím 1 milion korun. Tato změna představuje významný krok v digitalizaci komunikace se státní správou a přináší řadu důležitých povinností pro dotčené podnikatele.

Živnostníci, kteří překročili stanovený obratový limit, musí počítat s tím, že jim bude datová schránka zřízena automaticky. Ministerstvo vnitra ve spolupráci s finančními úřady identifikuje tyto subjekty na základě jejich daňových přiznání a následně zajistí vytvoření datové schránky. Přístupové údaje jsou následně zaslány doporučeným dopisem na adresu trvalého bydliště nebo sídla podnikatele.

Je důležité si uvědomit, že datová schránka se po aktivaci stává hlavním komunikačním kanálem se státními institucemi. Veškerá korespondence, včetně důležitých rozhodnutí, výzev a dalších dokumentů, bude doručována výhradně do datové schránky. Dokument se považuje za doručený okamžikem přihlášení do datové schránky, případně po uplynutí 10 dnů od dodání zprávy do schránky, i když se do ní uživatel nepřihlásí.

Pro účetní profesionály představuje povinnost datové schránky významnou změnu v jejich každodenní praxi. Musí pravidelně kontrolovat obsah schránky a zajistit včasnou reakci na doručené zprávy. Zanedbání této povinnosti může mít závažné důsledky, například promeškání důležitých termínů nebo sankce za pozdní reakci na úřední výzvy.

Systém datových schránek nabízí také řadu výhod. Podnikatelé mohou využívat schránku pro elektronické podání daňových přiznání, komunikaci s úřady práce, správou sociálního zabezpečení a zdravotními pojišťovnami. Odpadá nutnost osobních návštěv úřadů a zasílání dokumentů poštou. Všechny zprávy jsou archivovány a lze je zpětně dohledat, což přispívá k lepší organizaci dokumentace.

Živnostníci a účetní by měli věnovat pozornost správnému nastavení notifikací o příchozích zprávách. Je možné si nastavit upozornění prostřednictvím e-mailu nebo SMS, aby nedošlo k přehlédnutí důležité korespondence. Doporučuje se také pravidelně zálohovat obsah datové schránky, protože zprávy jsou v systému standardně uchovávány pouze po dobu 90 dnů.

Pro efektivní využívání datové schránky je vhodné seznámit se s dostupnými nástroji a možnostmi, které systém nabízí. Patří mezi ně například hromadné stahování zpráv, možnost delegovat přístup na další osoby nebo využívání datové schránky pro komunikaci s jinými subjekty, které ji mají zřízenou. Tyto funkce mohou významně usnadnit administrativní práci a přispět k efektivnějšímu řízení podnikání.

Znalci a soudní tlumočníci

Znalci a soudní tlumočníci mají od 1. ledna 2024 zákonnou povinnost zřídit si a používat datovou schránku. Tato povinnost vyplývá z novely zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Jedná se o významnou změnu v oblasti komunikace s orgány veřejné moci a dalšími subjekty, která má za cíl zefektivnit a zmodernizovat způsob předávání dokumentů a informací.

Subjekt	Povinnost zřízení datové schránky	Termín zřízení
Právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku	Ano	Automaticky při zápisu
Orgány veřejné moci	Ano	Automaticky ze zákona
Advokáti	Ano	Automaticky při zápisu do seznamu
Daňoví poradci	Ano	Automaticky při zápisu do seznamu
Insolvenční správci	Ano	Automaticky při zápisu do seznamu
Fyzické osoby podnikající	Ne	Dobrovolně na žádost
Nepodnikající fyzické osoby	Ne	Dobrovolně na žádost

Pro znalce a soudní tlumočníky to znamená, že musí aktivně využívat datovou schránku pro veškerou oficiální komunikaci, včetně předávání znaleckých posudků a překladů. Datová schránka jim bude zřízena automaticky Ministerstvem vnitra, pokud si ji již dříve nezřídili dobrovolně. Přístupové údaje obdrží do vlastních rukou prostřednictvím doporučeného dopisu. Je důležité si uvědomit, že po aktivaci datové schránky se všechny úřední dokumenty budou doručovat právě do této schránky, a to bez ohledu na preference příjemce.

Znalci a soudní tlumočníci musí věnovat zvýšenou pozornost pravidelné kontrole své datové schránky, protože dokumenty se považují za doručené po uplynutí 10 dnů od jejich dodání do schránky, i když si je adresát fakticky nepřečetl. Toto pravidlo má významný dopad zejména na dodržování lhůt a termínů stanovených soudy a jinými orgány veřejné moci.

Pro efektivní práci s datovou schránkou je nezbytné mít odpovídající technické vybavení a připojení k internetu. Znalci a soudní tlumočníci by měli zvážit také pořízení kvalifikovaného elektronického podpisu, který jim umožní podepisovat dokumenty v elektronické podobě. Systém datových schránek nabízí také možnost nastavení notifikací o příchozích zprávách prostřednictvím e-mailu nebo SMS, což může významně usnadnit práci s datovou schránkou.

V případě dlouhodobé nepřítomnosti je možné zřídit přístup do datové schránky i pověřené osobě, která může kontrolovat došlou poštu a případně na ni reagovat. Toto oprávnění lze udělit dočasně nebo trvale, podle potřeby znalce či tlumočníka. Je však třeba mít na paměti, že odpovědnost za včasné reakce na doručené dokumenty nese vždy vlastník datové schránky.

Nesplnění povinnosti zřídit si a používat datovou schránku může mít pro znalce a soudní tlumočníky závažné důsledky. Může dojít k zmeškání důležitých termínů, což může vést k profesním komplikacím nebo dokonce k finančním sankcím. Proto je důležité věnovat této povinnosti náležitou pozornost a zajistit si včas všechny potřebné náležitosti pro bezproblémové fungování datové schránky.

Dobrovolné zřízení datové schránky ostatními subjekty

Datovou schránku si může zřídit každá fyzická osoba, podnikající fyzická osoba či právnická osoba, která k tomu není ze zákona povinna. Dobrovolné zřízení datové schránky představuje praktické řešení pro komunikaci s orgány veřejné moci a dalšími subjekty, které datové schránky využívají. Proces zřízení je jednoduchý a lze jej provést několika způsoby. Nejčastěji se využívá osobní návštěva Czech POINTu, kde žadatel předloží platný doklad totožnosti. Alternativně lze o zřízení požádat online prostřednictvím elektronického formuláře s využitím elektronické identity.

Po podání žádosti dojde k aktivaci datové schránky automaticky po prvním přihlášení, nejpozději však patnáctý den po doručení přístupových údajů. Vlastník dobrovolně zřízené datové schránky má stejná práva a povinnosti jako subjekty, kterým byla datová schránka zřízena ze zákona. To znamená, že dokumenty doručené do datové schránky jsou považovány za doručené okamžikem přihlášení do schránky, případně po uplynutí desetidenní lhůty od dodání dokumentu do schránky (fikce doručení).

Významnou výhodou dobrovolného zřízení datové schránky je možnost její deaktivace, pokud ji vlastník již nechce využívat. Tuto možnost nemají subjekty s povinně zřízenou datovou schránkou. Deaktivaci lze provést na základě žádosti podané obdobným způsobem jako při zřízení. Je však důležité si uvědomit, že i po deaktivaci zůstávají v systému datových schránek uloženy všechny zprávy po dobu 90 dnů.

Pro fyzické osoby může být dobrovolné zřízení datové schránky výhodné zejména při častější komunikaci s úřady, při podnikatelské činnosti nebo při zastupování jiných osob. Datová schránka umožňuje zasílat dokumenty kdykoliv a odkudkoliv, bez nutnosti osobní návštěvy úřadu či používání poštovních služeb. Komunikace prostřednictvím datové schránky je navíc zdarma, hradí se pouze případné správní poplatky za úřední úkony.

Vlastník dobrovolně zřízené datové schránky může také využívat doplňkové služby, jako je například datový trezor pro dlouhodobé ukládání zpráv, kredit pro posílání poštovních datových zpráv nebo napojení na spisovou službu. Tyto služby jsou zpoplatněny dle aktuálního ceníku, ale základní funkce datové schránky zůstávají bezplatné.

Je důležité zmínit, že vlastník dobrovolně zřízené datové schránky musí pravidelně kontrolovat její obsah, protože doručení do datové schránky má stejné právní účinky jako doručení do vlastních rukou. Zanedbání této povinnosti může vést k promeškaným lhůtám a dalším nepříjemným důsledkům. Proto je vhodné zvážit aktivaci notifikací o příchozích zprávách, které mohou být zasílány na email nebo formou SMS.